株式会社ぺいじず

2016.09.06

マニュアル電子化に適したツールとは

マニュアルの電子化といえば、代表的なものは以下の3つです。
・PDF
・電子書籍
・HTML
この3つのメリットとデメリットを見てみましょう。

PDF

もっとも簡易なものは、何といってもPDFです。
PDFはWordや一太郎などのソフトから出力でき、紙マニュアルのページをそのまま表示するので、ページイメージにこだわる場合には適したマニュアルです。
【メリット】
目次もあり、リンクも検索も可能なので、廉価に電子マニュアルを作成したいときのベストな選択です。
また、拡大しても文字や図に劣化がありません。図表や画像の圧縮率やフォーマットなどを事前に設定して組み込めば、これらを拡大しても細かい箇所まで読み取れます。
【デメリット】
編集するときに、元データを修正してから再度PDFを作成するという手間がかかります。PDFは閲覧するのに専用アプリが必要ですが、これは誰でも無料で入手できるので、デメリットというほどのものではありません。

電子書籍

電子書籍は、ほとんどがPDFから作成しています。つまり、WordやInDesignなどの元データ => PDF => 電子書籍 の手順を踏んでいます。
【メリット】
PDFよりもっと書籍に近いので、ペラペラとめくるイメージや付箋を貼ったりといったこともできます。もちろん検索、リンクもでき、設定すれば画像の検索もできます。直感的に操作できる、PDFの進化系ですね。
Web環境があれば閲覧できます。カタログなどイメージを重要視する書籍での利用が多いです。
【デメリット】
修正時に元データから直して、PDFにして変換となるため、手間がかかります。
電子書籍への変換は、PDFのように簡単に廉価にできないので、費用がかかる点がデメリットでしょうか。

HTML

業務マニュアルでは、HTMLマニュアルが主流になりつつあります。
【メリット】
Web環境さえあれば、どこでもどのデバイスでも見ることができます。
メニューなどを構造的に設計できるので、複数のマニュアルも網羅的に管理できます。閲覧権限なども設定でき、構造的な面でいちばん自由度が高いといえます。
【デメリット】
ページのイメージをそのまま踏襲できないのがデメリットです。

 

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