株式会社ぺいじず

2017.07.31

[様々な方法があるWordのPDF化]最適な方法は?

WordファイルをPDF化する方法はいくつもありますが、利便性や品質はその方法によって異なります。
ここでは、目的別にPDF化の方法を紹介するとともに、ぺいじずで最適と考えている方法をお教えします。

ファイル変換でのPDF化

1つのWordファイルをPDF化する場合

1つのWordファイルをPDF化する場合は、Adobe Acrobat DCがなくてもWord単体で次の2つの方法で行うことができます。
【Word側からPDF変換】
● [名前を付けて保存]→ファイル形式でPDFを選択

● [エクスポート]→[PDF/XPSの作成]

また、Adobe Acrobat DCがあれば、さらに下記の方法でもPDF変換できるようになります。
● [Adobe PDFとして保存]

【Adobe Acrobat DC側からPDF変換】
Adobe Acrobat DCがあればWordを開かず、Adobe Acrobat DC側からPDFを作成することもできます。
● [ファイル]→[作成]→[ファイルからPDF]

複数のWordファイルを一括でPDF化する場合

複数のWordファイルを一括でPDF化したい場合、通常ではAdobe Acrobat DC側から行います。
【Adobe Acrobat DC側からPDF変換】
● [ファイル]→[作成]→[複数のPDFファイルを作成]

【Word側からPDF変換】
Word側からでも一括でPDF化する方法はあります。その場合もAdobe Acrobat DCは必要となります。
● ファイル一覧で複数のWordファイルを選択し、右クリックで表示される[Adobe PDFに変換]メニューをクリック

印刷形式でのPDF化

Adobe Acrobat DCがあれば、下記の方法により印刷形式でPDF化することもできます。

1つのWordファイルをPDF化する場合

● Wordファイルを開き、[印刷]→プリンターでAdobe PDFを選択

複数のWordファイルを一括でPDF化する場合

1. 1つのWordファイルを、「[印刷]→プリンターでAdobe PDFを選択」の方法でPDF化
これにより、印作設定がAdobe PDFになります。
2. ファイル一覧で複数のWordファイルを選択し、右クリックで表示される[印刷]メニューをクリック

ただし、この方法の場合、16以上のファイルを選択すると右メニューに[印刷]が表示されないため、15ファイルずつまでしか一括PDF化できません。
また、1ファイルPDF化するごとに保存場所を求めてくるので、自動で一括PDF化される訳ではありません。

最適な方法は?

品質重視の場合は、印刷形式でのPDF化

皆さんご存じかとは思いますが、どんな方法を用いても完全にWordの内容そのままにPDF化されるということはありません。多かれ少なかれ、レイアウトのずれは発生します。オブジェクトや表の位置だったり、列の幅だったり、線の強弱だったり、です。
その中でもぺいじずで考える極力ズレがない方法は…

  • ●[印刷]→プリンターでAdobe PDFを選択

です。
逆にPC自体の設定や環境設定の影響により、レイアウトズレの発生する可能性が高いのが、ファイル変換でのPDF化。
そのため、複数のPDFを一括でPDF化する場合は、少し煩雑ですが、上記であげたファイル一覧から右クリックでの印刷が無難です。
どうしてもファイル変換でPDF化しなければならない場合は、必ずPDFレイアウトをチェックするようにしてください。

利便性重視の場合は、ファイル変換でのPDF化

上記の方法はズレることがほとんどないため、品質を重視する場合には最適ですが、自動でリンクを貼ることはできません。リンクやしおりは手動で設定する必要があります。
リンクの箇所が1~2カ所なら上記の方法でも構いませんが、PDFに大量のリンクを設定したい場合は、ファイル変換でPDF化してください。
ファイル変換でPDF化すれば、Word本文中のリンクはPDFになった後も適用されます。また、Wordにアウトラインが設定されていれば、PDF化後は自動でしおりが生成されます。

ただし、オブジェクトのズレが発生する可能性はありますので、それを回避するためにWordの編集段階でオブジェクトを描画キャンパスに配置する等の処理が必要です。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

関連記事

株式会社ぺいじず

私たちは、東京都千代田区で創業26年のWeb制作会社です。
長年のマニュアル制作で培われたライティングスキルを活かし、効果的なWebサイトをご提案しています。