株式会社ぺいじず

2020.07.07

「わかりやすい文章」とは (1回目)

ぺいじずの大きな特長は、「Webも作る」が「コンテンツも作る」です。

「コンテンツも作る」とは、コンテンツライティングのことです。社内(+社外)にライターがいて、クライアントのご要望に応じて、コンテンツの内容を書き起こしています。

Webコンテンツだけでなく、マニュアルを作成してWeb化するなど、ライティング←→Webの双方向のご提案ができるのが、ぺいじずの強みです。

そこで今回から数回にわたってWebコンテンツやマニュアルの原稿作成、また日常で文章を作成する際のコツについて、いくつか紹介しようと思います。

今回は、「わかりやすい文章とは」の1回目です。

わかりやすい文章とは

では、わかりやい文章とは、具体的にどのような文章でしょうか。


誤解を招かないように一意に解釈できる文章にする

たとえば、「毎月1日になると前月分のバックアップを取り、その後6か月前のバックアップが消去されます。」という文章ですが、一見自動的にバックアップが取られて6か月前の古いデータも自動的に削除されると理解できます。しかし、「バックアップを取る」動作の主語と、「消去する」動作の主語は同一なのか? バックアップは、「消去される」ので、システムが自動的に消去すると考えられます。しかし、バックアップは管理者が取るのか、システムが取るのかがはっきりわかりません。

「当システムは、毎月1日に前月分のバックアップを取り、その後6か月前のバックアップを消去します。」のように「誰が」「何をする」を明確にすると、誤解のない文章になります。

 あいまいな表現をせずに具体的な指示を書く

たとえば、「このイラストを倍のサイズで作成してください」という指示があったとき、縦横比を倍にしてよいのか、面積比で倍にするのか? 人によって感覚が違うため、具体的な指示が必要でしょう。

また、雨量が多くなっているこの昨今の梅雨時期、「雨の状況を確認し、垂直避難(建物の上層部)するか、避難所に避難するかを考えてください」などとニュースで流れますが、雨の状況がどのようになったら外に出ずに垂直避難するのか、どの時点で避難所に行くのかが全然わかりません。「雨の状況を確認する」って具体的ではありません。

 一読するだけではあまり気がつかないかもしれませんが、こんな文章が世の中には多くたくさんあります。

文章を書くときは、「誤解を招かないように一意に解釈できる文章」「具体的な表現」に気をつけて書きましょう。

※本内容は、テクニカルコミュニケーター協会の資料をもとにしてオリジナルで作成しています。

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私たちは、東京都千代田区で創業28年のWeb制作会社です。
長年のマニュアル制作で培われたライティングスキルを活かし、効果的なWebサイトをご提案しています。